Gestion documentaire

Les bureaux produisent chaque jour de grandes quantités de papier car de nombreux documents sont issus à chaque étape des processus d’entreprise. Ils doivent ensuite être rangés selon un ordre de classification et être disponibles en quelques secondes en cas de besoin.

SJG propose des solutions individuelles pour la gestion documentaire.

Vous évitez ainsi les montagnes de papier et facilitez considérablement l’accès aux données.

Avec notre approche de la gestion documentaire, nous vous proposons non seulement la numérisation des archives et des documents actuels, mais mettons également en valeur des informations d’entreprise et du savoir-faire qu’il convient d’utiliser efficacement.

Vos avantages :

• Accès rapide
• Structure claire, homogène
• Utilisation intelligente
• Gestion des données efficace

Archivage électronique

Le flux d’informations croissant et la nécessité de la documentation combinés à une pression des coûts toujours plus grande rendent aujourd’hui indispensable l’utilisation des avantages des technologies de l’information y compris pour l’archivage des documents.

Une utilisation améliorée des informations est déterminante pour les coûts, la productivité et la compétitivité.

Les avantages que vous apporte l’archivage avec SJG :

• Traitement professionnel par du personnel spécialisé et formé
• Traitement garanti sans risque de défaillance, ni dépenses supplémentaires imprévues pour le personnel
• Economie d’espace et de dépenses
• Economie sur la location de bureaux et les frais d’archivage
• Pas d’investissement direct dans du matériel, des logiciels ou des frais d’entretien
• Pas d’investissement dans des systèmes de dépôt, d’étagères et d’archives
• Indexation et archivage clairs et homogènes selon les critères que vous avez défini
• Création d’index
• Numérisation (également sur place)

Numérisation

SJG scanne vos documents. Qu’ils soient imprimés sur une ou deux faces, en noir et blanc ou en couleur, jusqu’au format A3. Nous scannons vos dessins et plans jusqu’au format A0 - sur demande également la vectorisation.
Ainsi, vos documents sont immédiatement accessibles à tout moment et vous économisez du temps et de l’argent.

Nous vous proposons les services suivants :

• Qualité de numérisation élevée en peu de temps grâce à l’utilisation de scanners haute performance traitant jusqu’à 12000 documents A4 par heure
• Mise à disposition des données le jour même accessibles depuis le poste de travail par CD-ROM, DVD, ou web
• Traitement haute définition
• Numérisation à partir de 2 cents par document
• Traitement rapide des images, reconnaissance de texte OCR et ICR
• Enregistrement et conversion dans tous les formats courants (TIFF, PDF, etc.)
• Mise à disposition efficace des données sur CD-ROM, DVD, Internet, ou Intranet

Gestion de l’arrivée du courrier

L’augmentation de l’efficacité, le maintien de la compétitivité et la réduction des dépenses sont aujourd’hui indispensables dans le monde de l’entreprise. Les entreprises doivent optimiser leurs processus afin de répondre à ces exigences. A l’époque de la globalisation et de la concurrence internationale, ceci est primordial pour l’activité des entreprises et en particulier pour le traitement et la gestion de l’information. C’est pourquoi le traitement de l’arrivée du courrier joue un rôle toujours plus important.

Chaque jour, les entreprises reçoivent des informations par poste, e-mail, ou fax qu’il convient de traiter. Il faut rédiger, distribuer et traiter des contrats et des factures et répondre à des demandes d’offre et des réclamations.

SJG vous propose :

• Traitement de votre arrivée de courrier dans nos locaux
• Mise en place d’un service numérique de courrier dans votre entreprise

Ainsi, vos documents sont directement disponibles depuis vos processus de traitement sous forme numérique.

Ceci permet d’éliminer des activités manuelles. Le traitement du courrier papier dans plusieurs services demande beaucoup de temps - il est ainsi réduit à un minimum et votre workflow est optimisé.

Systèmes DM

Vous passez beaucoup de temps à faire des photocopies, à ranger, à distribuer le courrier et à rechercher des informations ?

Gestion documentaire et structures de rangement avec l’offre DM par SJG

Après analyse de vos documents à archiver, de vos processus et de vos fréquences d’accès spécifiques, nous établissons une offre de gestion documentaire par SJG.

Les documents dont vous vous servez fréquemment sont introduits dans un système de gestion documentaire électronique et peuvent être trouvés, traités et distribués immédiatement.

En fonction de vos besoins, nous définissons des mots clés et réalisons une indexation adaptée qui peut même se faire automatiquement en fonction des documents à saisir.

SJG est toujours à vos côtés, qu’il s’agisse de vous conseiller quant à l’utilisation des logiciels ou du matériel, d’implémenter le système, de former votre personnel, ou de mettre en œuvre le « bureau sans papier ».

Des recherches efficaces et un accès rapide aux documents

Sur mesure selon vos exigences, nous mettons vos documents à votre disposition pour que vous puissiez les consulter par Internet ou par CD/DVD.

Organisation du flux de données

Nous vous aidons pour la sauvegarde des données de votre entreprise, nous intégrons le système DM dans votre processus et assurons la sécurité juridique, la sécurité pour l’avenir, l’entretien et la disponibilité de vos documents de valeur.

Numérisation de formulaires

Une entreprise de gestion nous a passé une commande pour que nous scannions rapidement plusieurs formulaires de contrats et nous a chargé de travailler de sorte à ce que les formulaires puissent être complété directement sur ordinateur.

En l’espace de 24 heures, nous avons mis à disposition de notre client les formulaires sur CD-ROM.

Ils peuvent maintenant être facilement ouverts et complétés dans le programme Word.

Notre client devait jusqu'alors remplir les formulaires à la main ou à la machine à écrire. Avec cette méthode, il était laborieux d’obtenir un alignement correct et les erreurs de frappe étaient difficiles à éliminer.

Comme l’entreprise de gestion travaille au quotidien avec ces formulaires, la numérisation des documents représente pour elle un gain de temps et une réduction des coûts considérables.

Numérisation chez le client

Pour un gestionnaire de patrimoine leader en Europe, nous nous sommes chargés d’un projet de numérisation dans lequel plusieurs milliers de dossiers sur des biens immobiliers, par exemple des extraits de registres fonciers, des contrats de vente de parcelles et des titres, devaient être numérisés.

La particularité de ce contrat était que le papier des documents était de qualité variée. De nombreux titres étaient déjà très anciens, le papier cassant, les caractères en partie effacés et illisibles. Afin de conserver les documents, il était très important d’en effectuer une sauvegarde électronique.

Comme il s’agissait de documents confidentiels, notre client souhaitait que les documents soient numérisés sur place.

SJG a transporté les scanners dans les différentes filiales du gestionnaire de patrimoine. La numérisation a été effectuée par appareil manuel car les dossiers étaient presque tous reliés. Ensuite, les fichiers ont été gravés au format PDF sur un CD qui a été remis au client. L’entreprise pouvait lire les fichiers au choix depuis un ordinateur client ou un serveur et les sécuriser grâce à l’attribution de droits d’accès.

Notre client a ainsi minimisé ses coûts, réduisant les temps de trajets et les temps de recherche. De plus, la consultation des documents fragiles et difficiles à feuilleter en raison de leur reliure et de leur qualité est facilitée. La conservation à long terme et en bon état des documents importants et leur meilleure lisibilité représentent également des avantages pour le gestionnaire de patrimoine.

Prestations de numérisation chez SJG

Nous avons numérisé plusieurs millions de documents pour notre client, une société internationale dans le secteur des télécommunications.

Il s’agissait de brevets qui devaient être traités dans nos locaux. La nature des documents impliquait un traitement avec un niveau de sécurité élevé.

Conformément à la demande du fournisseur de télécommunication, les documents ont été numérisés au format PDF, puis traités de manière à ce qu’une recherche sur l’ensemble du texte des fichiers soit possible.

Les documents étaient structurés et triés, mais ne comportaient pas d’index. Un aspect particulier de notre prestation prévoyait la création d’index dans actes numérisés de notre client. A l’ouverture d’un acte, la personne qui le consulte a ainsi rapidement une vue d’ensemble de son contenu. Il est possible d’accéder d’un clic de souris au paragraphe souhaité. Le temps passé à rechercher et feuilleter les actes est ainsi considérablement réduit.

Comme les actes étaient en plusieurs langues (allemand, anglais, français et espagnol), le traitement et l’indexation des documents ont également été effectués dans les différentes langues.

Une fois les travaux de numérisation terminés, les fichiers créés ont été gravés sur CD et remis à notre client et copiés sur le serveur.

Notre client peut maintenant accéder à ses fichiers à tout moment. Avec la définition de droits d’accès, un accès sécurisé est possible depuis tous les postes de travail. Les délais internes et les temps de trajets sont ainsi éliminés, les processus optimisés et donc la productivité augmentée.

Une rentabilité accrue dans la gestion des données a permis à notre client d’obtenir de véritables avantages concurrentiels.