Gestion de l'Archivage

Une corrélation parfaite pour le transfert de vos documents

de manière sûre et être accessibles à tout moment. Heureusement, il y a des experts dans ce domaine : SJG couvre tous les domaines de l’archivage physique et électronique jusqu’à la gestion documentaire avec workflow automatisé. Du conseil à l’implémentation, une gestion centralisée. Soin et fiabilité conformément à la loi fédérale de protection des données (BDSG). Avec des spécialistes qualifiés, les technologies les plus modernes, les normes de qualité et de sécurité les plus élevées depuis plus de 10 ans. Une offre de prestation concrète. Sans perturbation du fonctionnement de votre entreprise.

Stockage des dossiers

80 % à 95 % de tous les documents sont aujourd’hui encore sur support papier. Débarrassez-vous des montagnes de papier qui vous encombrent !

Un archivage intelligent optimise vos processus de travail, économise de l’espace, réduit vos coûts en personnel et en matériel et vous assure un accès rapide à l'information et plus de sécurité.

Nous vous proposons les services suivants :

• Archivage de vos dossiers dans les archives SJG ou directement dans vos locaux
• Organisation par structures systématiques et juridiques
• Tri et classification par branches et délais de conservation selon la BDSG
• Création d’une base de données avec indexation individuelle
• Accès à cette base de données et consultation sur CD/DVD, Intranet ou Internet
• Stockage provisoire dans les archives de SJG en cas de déménagement

Nous vous garantissons :

• Stockage optimal
• Livraison sûre de vos documents originaux stockés en extérieur - très rapidement en Allemagne et sous 24 h en Europe
• Tout le personnel
  • est formé et informé en fonction des besoins
  • est tenu à la loi fédérale de protection des données et au secret bancaire
  • doit mettre à disposition un certificat de bonnes vie et moeurs
• Instructions de travail écrites détaillées
• Documentation complète des entrées et sorties des documents
• Gestion de la qualité à plusieurs niveaux
• Avertissement automatique lorsqu’un délai de conservation est atteint
• Pas de risque en cas d’incendie, d’inondation, d'effraction et de vol

Organisation de l’archivage

SJG réorganise vos archives afin d’obtenir une gestion de qualité stratégique complète selon les principes de base systématiques et juridiques. Avec notre concept abouti et flexible, nous intégrons l’archivage et l’accessibilité des documents dont vous avez besoin dans votre processus.

Dans le cadre d’une analyse de processus, nous couvrons les solutions isolées et globales, travaillons de manière compatible et homogène avec vos structures de classification et nous assurons que vos archives sont à votre disposition afin de mieux évaluer vos besoins et d’optimiser votre processus.

SJG vous propose :

• Rationalisation jusqu’à 25 % par accès logique et rapide via systématisation homogène, indexation et mise en place d'un point d'information central.
• Planification, mise en place, élimination, modification de vos archives et déplacement dans vos locaux
• Tri et classification par branches et délais de conservation selon la BDSG
• Indexation des pièces à conserver sur support informatique
• Elimination des documents obsolètes conformément à la loi fédérale de protection des données (BDSG)
• Equilibre optimal entre archivage interne et externe
• Gestion informatique des documents dans des bases de données accessibles et consultables sur CD/DVD, Intranet ou Internet en fonction des besoins

Maintenance de l’archivage

Maintenance sur place de vos archives commerciales par SJG.

Notre responsabilité durable et notre prise en charge complète des risques garantissent un système homogène, la disponibilité du contenu des archives, la sécurité des données et le maintien de la disponibilité opérationnelle de votre entreprise.

En outre, débarrassé des tâches d’archivage vos collaborateurs sont plus motivés et le climat de travail s’en trouve amélioré.

Nous vous proposons les prestations suivantes :

• Stockage fiduciaire et gestion selon la BDSG
• Garantie d’un archivage conforme aux structures convenues
• Optimisation du processus
• Entretien des documents et gestion de la base de donnée
• Courses en cas d'archives décentralisées
• Destruction des documents dans les délais adéquats et après autorisation par le donneur d’ordre

Nous avons déjà mis en place ce concept complet d’archivage intégré au processus à plusieurs reprises avec succès dans divers projets Et nous avons ainsi pu réduire considérablement l’ensemble des frais de nos clients. .

Destruction des documents

Nous assurons une destruction adaptée et sûre de vos documents conformément aux stipulations légales.

• Destruction des documents conformément à la BDSG et aux stipulations environnementales
• Protocole de destruction des documents conforme à la BDSG
• Les classeurs en bon état sont vidés et retournés au donneur d’ordre

Mise en place d’archives

Un des plus grands fournisseurs de services d’Allemagne nous a chargé du contrat de la planification, de la structuration et de la mise en place d’archives avec une base de données de plusieurs 10000 de documents.

Nous avons planifié, conçu et monté un système d'étagères à emboîter correspondant aux besoins de notre client.

Ainsi l’ensemble du processus d’archivage était réorganisé. Les documents ont ensuite été saisis dans la base de données de SJG et stockés dans les archives selon la nouvelle structure.

Une fois le projet terminé, nous avons reçu le courrier suivant de notre client :

« Grâce à votre aide et votre grand engagement personnel, nous pouvons aujourd’hui accéder à nos archives sous une forme et une qualité dans précédent dans notre société. Nous sommes ravis que vous ayez fait d’une montagne de cartons désordonnés pleins de documents, une archive exemplaire et bien organisée. »

Archivage dans le dépôt de SJG

Pour notre client, un fournisseur international de solutions de communication, nous nous chargeons de la gestion de l'archivage et de l'entretien des archives pour plus de 10000 documents.

Pour ce faire, nous avons programmé pour notre client une base de données spécifique qui contient toutes les informations dont il a besoin.

Nous lui offrons un niveau élevé de sécurité. Tous les travaux liés au processus d’archivage sont exécutés par le personnel de SJG qui est tenu à la loi fédérale de protection des données et au secret bancaire. Nos archives sont sécurisées et contrôlées conformément aux normes allemandes et américaines. Les documents sont assurés contre les incendies, les inondations et le vol.

Les documents ont été contrôlés et étiquetés dans l’entreprise selon les critères définis en commun.

Après l’indexation, les documents ont été triés et transportés dans les archives de SJG. Ils ont alors été saisis dans la base de données correspondante et stockés.

Cette base de données a ensuite été remise à notre client et le personnel concerné formé à son utilisation et à son fonctionnement.

SJG se charge de la surveillance et de l’entretien de la base de données.

Une mise à jour de la base de donnée contenant la version la plus récente est remise régulièrement à notre client. Ce dernier a ainsi la possibilité de rechercher à tout moment des documents et de s’informer sur les emprunts.

L’enlèvement et le retour des documents à du personnel autorisé se fait dans les 24 heures en Allemagne et dans toute l’Europe.

A la fin de l’année, notre client reçoit une liste des documents qui peuvent être détruits. Après autorisation du donneur d’ordre, nous créons un protocole de destruction et enregistrons une mention correspondante dans la base de données. La destruction des documents a lieu conformément au §32 de la loi fédérale de protection des données. Les classeurs en bon état sont vidés et retournés à l’entreprise.

Grâce à cette gestion efficace de l’archivage, notre client peut minimiser ses coûts d’archivage et de dépôt et accéder rapidement et en toute sécurité à ses dossiers et documents.

Archives sur rayonnages mobiles

Dans le cadre de mesures d’optimisation de la surface, SJG a déplacé les archives juridiques d’une grande entreprise internationale des bureaux à la cave. Grâce à ce concept, de nouvelles surfaces de bureaux ont pu être créées.

Afin de ranger les documents juridiques en gagnant le plus de place possible, la société SJG a conçu des archives sur rayonnages mobiles. Elles ont été montées en 2 jours, puis restructurées et archivées en l'espace de deux semaines.

Notre client économise ainsi du temps pour les recherches et des dépenses pour les surfaces de bureaux onéreuses. En utilisant la cave pour les archives, la productivité des surfaces a augmentée.