Archivierungsmanagement

Das perfekte Zusammenspiel für Ihren Aktentransfer

Akten, Akten… wir haben uns mit mehr von ihnen herumzuschlagen denn je. Sie müssen sicher aufbewahrt und jederzeit wieder einsehbar sein. Gut, dass es Experten dafür gibt: SJG deckt alle Bereiche der physischen und elektronischen Archivierung bis zum Dokumentenmanagement mit automatisiertem Workflow ab. Aus einer Hand von der Beratung bis zur Implementierung. Sorgfältig und zuverlässig gemäß BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Mit qualifiziertem Fachpersonal, modernsten Technologien, höchsten Qualitäts- und Sicherheitsstandards seit über 10 Jahren. Zum stimmigen Leistungssatz. Ohne Störung Ihres Betriebsablaufes.

Aktenlagerung

80% - 95% aller Dokumente sind auch heute noch auf Papier.
Schluss mit unübersichtlichen Aktenbergen!

Intelligente Archivierung optimiert Ihre Geschäftsprozesse, spart Raum, Personal- und Materialkosten, gewährleistet Ihnen enorm schnellen Zugriff und mehr Sicherheit.

Ihnen bieten wir:

• Archivierung Ihrer Akten in den SJG - Archiven oder bei Ihnen vor Ort
• Organisation nach Ordnungs- und Rechtsstrukturen
• Sortieren & Klassifizieren nach Branchen und BDSG-Aufbewahrungsfristen
• Erstellung einer Datenbank, mit individuell erforderlichen Inhalten
• Zugriff und Recherche in dieser Datenbank über CD/DVD, mittels Intranet- oder Internetlösungen
• Zwischenlagerung bei Umzügen in den SJG - Archiven

Ihnen gewährleisten wir:

• Sicherheit, Datenschutz und Qualität
• Optimale Lagerung
• Sichere Lieferung Ihrer ausgelagerten Originaldokumente in kürzester Zeit innerhalb Deutschlands und 24Std. in Europa.
• Alle Mitarbeiter
  • sind entsprechend geschult und belehrt
  • auf das Bundesdatenschutzgesetz und Bankgeheimnis verpflichtet
  • polizeiliches Führungszeugnis liegt vor
• Detaillierte schriftliche Arbeitsanweisungen
• Lückenlose Dokumentation von Ein- und Ausgang der Akten
• Mehrstufiges Qualitätsmanagement
• Automatische Information bei Erreichen der Aufbewahrungsfrist
• Kein Risiko bei Feuer, Wasser, Einbruch und Diebstahl

Archivorganisation

SJG reorganisiert Ihr Archiv ganz im Sinne eines strategischen Qualitätsmanagements nach den Grundsätzen der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit. Mit unserem durchdachten und flexiblen Konzept integrieren wir die Archivierung und das Wiederauffinden langlebiger Dokumente in Ihren Geschäftsprozess.

Im Rahmen einer Prozessanalyse decken wir Insellösungen und Mehrspurigkeiten auf, erarbeiten gemeinsam mit Ihnen kompatible und einheitliche Ordnerstrukturen und sorgen dafür, dass Ihnen Ihr Archiv jederzeit zu Auswertungs- und Optimierungszwecken zur Verfügung steht.

SJG bietet Ihnen:

• Rationalisierung bis 25 % durch logischen und schnellen Zugriff per einheitlicher Systematisierung, Indexierung und Einrichtung einer zentralen Informationsstelle.
• Archivplanung, -aufbau, -abbau, -umbau und Umlagerung in Ihrem Hause
• Sortieren & Klassifizieren nach Branchen und BDSG - Aufbewahrungsfristen
• Indexierung dokumentationswürdiger Belege – auf Datenträger
• Entsorgen von Altakten gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Optimaler Mix zwischen interner und externer Archivierung
• EDV – Verwaltung der Akten in Datenbanken, auf die Sie je nach Wunsch über CD/DVD, über Intra- oder Internet zugreifen und recherchieren können

Archivbetreuung

Vor Ort Betreuung Ihrer Firmenarchive durch SJG.

Unsere dauerhafte Verantwortung und umfassende Risikoübernahme gewährleisten die einheitliche Systematik, die Verfügbarkeit der Archivinhalte, die Datensicherheit und die Erhaltung der Betriebsbereitschaft.

Zudem fördert die Entlastung von den ungeliebten Archivierungsaufgaben die Motivation Ihrer Mitarbeiter und hebt das Betriebsklima.

Unsere Leistungen für Sie:

• Treuhänderische Lagerung und Verwaltung nach BDSG
• Gewährleistung der Archivierung gemäß den vereinbarten Strukturen
• Prozessoptimierung
• Bestandspflege und Pflege der Datenbank
• Botengänge bei dezentralen Archiven
• Aktenvernichtung nach Ablauf der vorgeschriebenen Fristen und Freigabe durch den Auftraggeber

Diese durchgängige Konzeption der prozessintegrierten Archivierung haben wir bereits mehrfach erfolgreich in wegweisenden Projekten umgesetzt. So konnten wir die Gesamtkosten unserer Kunden beträchtlich reduzieren.

Aktenvernichtung

Für eine fachgerechte und sichere Entsorgung Ihrer Akten nach den gesetzlichen Bestimmungen sorgen wir.

• Aktenentsorgung nach BDSG und Umweltbestimmungen
• Akten- und Dokumentenvernichtungsprotokoll nach BDSG
• Gut erhaltene Ordner werden entleert und an den Auftraggeber zurück gegeben

Archivaufbau

Einer der größten deutschen Serviceprovider erteilte uns den Auftrag zur Planung, Strukturierung und Aufbau eines Archivs mit Datenbank von mehreren 10.000 Akten.

In Absprache mit den einzelnen Abteilungen erstellten wir ein Pflichtenheft, das sich an dem organisatorischen Aufbau und Ablauf des Unternehmens, sowie der von uns gemeinsam festgelegten Administration des zu lagernden Archivgutes orientierte Entsprechend des Bedarfes unseres Kunden wurde ein wirtschaftliches Steckregalsystem geplant, konzipiert und aufgestellt.

Es erfolgte eine Neuorganisation des gesamten Archivierungsprozesses. Die Akten wurden anschließend in der SJG-Datenbank erfasst und entsprechend der neuen Struktur in das Archiv eingelagert.

Nach Abschluss des Projektes erhielten wir von unserem Kunden ein Dankesschreiben:

„Dank Ihrer Hilfe und Ihres großen, persönlichen Einsatzes können wir heute auf ein Archiv zugreifen, wie es in dieser Form und Qualität in unserem Hause noch nicht bestand. Es war sehr bemerkenswert mitzuerleben, wie es Ihnen gelungen ist, aus einem unsortierten Kartonberg voll Akten ein vorbildlich geordnetes und gut organisiertes Archiv aufzubauen.“

Archivierung im SJG-Lager

Für unseren Kunden, einen internationalen Anbieter für Kommunikationslösungen, übernehmen wir das Archivierungsmanagement und die Lagerhaltung von mehreren 10.000 Akten.

Zu diesem Zweck haben wir für unseren Kunden eine spezifische Datenbank programmiert, die sämtliche für ihn relevanten Informationen enthält.

Unserem Kunden bieten wir einen hohen Sicherheitsstandard. Sämtliche Arbeiten, die während des Archivierungsprozesses anfallen, werden von SJG-Mitarbeitern durchgeführt, die auf Bundesdatenschutzgesetz und das Bankgeheimnis verpflichtet sind. Unsere Archive sind gesichert und nach deutschen und amerikanischen Standards überprüft. Die Akten sind gegen Feuer- und Wasserschäden, sowie gegen Diebstahl versichert.

Die Akten wurden bei dem Unternehmen vor Ort nach den gemeinsam festgelegten Kriterien überprüft und etikettiert.

Nach der Indexierung wurden die Akten sortiert und in das SJG-Archiv transportiert. Hier wurden die Akten in der erstellten Datenbank erfasst und eingelagert.

Diese Datenbank wurde dann an unseren Kunden übergeben und die entsprechenden Mitarbeiter in Handling und Funktion eingewiesen.

Die Überwachung und Pflege der Datenbank erfolgt durch SJG.

Ein Update der Datenbank wird regelmäßig in der aktuellen Fassung an unseren Kunden übergeben. Dieser hat somit jederzeit die Möglichkeit nach Akten zu recherchieren und sich über den Ausleihstatus zu informieren.

Die Abholung oder Rücklieferung von Akten an autorisierte Mitarbeiter erfolgt innerhalb von 24 Stunden deutschland- und europaweit.

Am Ende des Jahres erhält unser Kunde eine Liste mit den Akten, die vernichtet werden können. Nach Freigabe des Auftraggebers wird von uns ein Vernichtungsprotokoll erstellt und ein entsprechender Vermerk in die Datenbank übernommen. Die Vernichtung der Akten erfolgt gemäß §32 Bundesdatenschutzgesetz. Gut erhaltenen Ordner werden entleert und an das Unternehmen zurückgegeben.

Durch dieses effiziente Archivierungsmanagement kann unser Kunde seine Archiv- und Lagerkosten minimieren und dabei schnell und sicher auf seine Unterlagen und Akten zugreifen.

Rollregalarchiv

Im Rahmen von Flächenoptimierungsmaßnahmen hat SJG bei einem großen internationalen Unternehmen das Rechtsarchiv aus den Büroräumen in die Kellerräume verlagert. Durch dieses Konzept konnten neue Büroflächen geschaffen werden.

Um die Rechtsakten möglichst Platz sparend unterzubringen, konzipierte das Unternehmen SJG ein Rollregalarchiv. Dieses wurde in 2 Tagen eingebaut und anschließend innerhalb von zwei Wochen neu strukturiert und archiviert.

Unser Kunde spart hierdurch Zeit für das Heraussuchen und Kosten für teure Büroflächen. Dadurch, dass die Kellerflächen als Archivräume genutzt werden, erhöht sich die Flächeneffizienz.